WPM-rapportage 2026: deadline 30 juni en de afschaffing voor mkb

In het kort

• Wie? Werkgevers met 100 of meer werknemers op één KvK-nummer (peildatum 1 januari 2025), met contracten van minimaal 20 uur per maand.
• Wat? Jaarlijkse rapportage van zakelijke en woon-werkkilometers, uitgesplitst naar vervoersmiddel en brandstoftype, op organisatieniveau.
• Wanneer? Uiterlijk 30 juni 2026 voor de gegevens over kalenderjaar 2025, in te dienen via het ondernemersportaal van RVO.
• Sanctie? Bij te late of incomplete indiening kan een last onder dwangsom worden opgelegd door de bevoegde omgevingsdienst.
• Wijziging op komst: De grens gaat hoogstwaarschijnlijk omhoog van 100 naar 250 werknemers, met terugwerkende kracht vanaf 1 januari 2026, mits het besluit definitief wordt.
• Doel: Inzicht in CO2-uitstoot van werkgebonden mobiliteit, met als ambitie 1,5 megaton reductie voor 2030 conform het Klimaatakkoord.

Wat is de WPM precies?

De Rapportageverplichting Werkgebonden Personenmobiliteit, kortweg WPM, is een verplichting die voortkomt uit het Klimaatakkoord en sinds 1 juli 2024 van kracht is. De gedachte erachter: bijna de helft van alle CO2-uitstoot door personenvervoer in Nederland komt van zakelijke ritten en woon-werkverkeer. Werkgevers hebben daarmee een grote hefboom op verduurzaming. Door werkgevers te verplichten in kaart te brengen hoeveel kilometers hun personeel maakt, en met welke vervoersmiddelen, ontstaat zicht op de bron van uitstoot. En ontstaat ook draagvlak voor toekomstig beleid.

De wet verplicht alleen rapportage van geaggregeerde gegevens, dus geen ritregistratie per individuele werknemer. Werkgevers leveren totalen aan over: het aantal kilometers per vervoersmiddel (auto, motor, scooter, fiets, openbaar vervoer), het brandstoftype (benzine, diesel, hybride, elektrisch, waterstof) en het mobiliteitstype (woon-werk of zakelijk). Op basis daarvan rekent RVO automatisch de bijbehorende CO2-uitstoot uit. De individuele werkgever ziet dat als een rapport en kan vergelijken met sectorgemiddelden.

De politieke onzekerheid: gaat de grens echt naar 250?

Hier zit de grootste valkuil van dit jaar. De Tweede Kamer nam op 15 april 2025 een motie aan om de WPM af te schaffen voor bedrijven met minder dan 250 werknemers. Op 20 november 2025 kondigde het kabinet officieel het voornemen tot deze afschaffing aan. Een concreet besluit lag tot 9 maart 2026 ter internetconsultatie. Als dat besluit ongewijzigd wordt ingevoerd, geldt de afschaffing met terugwerkende kracht vanaf 1 januari 2026. Werkgevers met 100 tot 249 werknemers hoeven dan ook over 2026 niet meer te rapporteren.

Tot dat moment is dat echter koffiedik kijken. Tot de officiële publicatie in het Staatsblad blijft de huidige wet onverkort van kracht. Wachten tot het laatste moment is daarom risicovol. Drie scenario's tekenen zich af voor de zomer van 2026:

• Scenario 1 (waarschijnlijk): Het besluit wordt voor 30 juni 2026 definitief gepubliceerd. Werkgevers met 100 tot 249 werknemers hoeven dan niet alsnog te rapporteren over 2025. Werkgevers met 250 of meer werknemers blijven wel rapporteren.
• Scenario 2 (mogelijk): Het besluit volgt pas na 30 juni 2026. In dat geval moeten werkgevers met 100+ werknemers regulier rapporteren voor de deadline, ook al wordt de drempel later met terugwerkende kracht verhoogd. Reeds ingediende rapportages blijven dan in de RVO-database.
• Scenario 3 (onwaarschijnlijk): Het besluit wordt in zijn huidige vorm niet doorgevoerd. De 100-grens blijft dan structureel gelden, met behoud van de jaarlijkse rapportageverplichting.

Welke gegevens moet je precies aanleveren?

De rapportage in de RVO-tool vraagt om een tabel met geaggregeerde kilometers per combinatie van drie variabelen: mobiliteitstype, vervoersmiddel en brandstoftype. Onder mobiliteitstype valt de uitsplitsing tussen woon-werkverkeer en zakelijke ritten. Onder vervoersmiddel vallen personenauto, motor, scooter, brom- en snorfiets, fiets (inclusief e-bike), bus, tram, metro en trein. Onder brandstoftype vallen benzine, diesel, LPG, hybride benzine, hybride diesel, plug-in hybride, volledig elektrisch, waterstof, en biobrandstoffen.

Wat je niet hoeft te rapporteren: vluchten, internationale treinreizen, bedrijfsbussen op grijs kenteken voor goederenvervoer en privéritten met de eigen auto die niet gedeclareerd zijn. Ook persoonsgegevens worden expliciet niet gevraagd. Het gaat puur om totalen op organisatieniveau, per KvK-nummer.

De vijf stappen om je rapportage rond te krijgen

Een complete WPM-rapportage opstellen is geen avondklus. Voor middelgrote werkgevers is dit jaarlijks 4 tot 8 weken werk, vooral bij de eerste keer. Hieronder de aanpak die in de praktijk goed werkt voor organisaties tussen 100 en 1000 werknemers.

Stap 1: Bepaal je rapportagegrenzen

Begin met administratie. Hoeveel werknemers had jouw organisatie op 1 januari 2025? Tel mee: alle werknemers met een contract van minimaal 20 uur betaald werk per maand, op één KvK-nummer. Tel niet mee: ZZPers, gedetacheerden, uitzendkrachten en stagiairs zonder dienstverband. Werknemers met buitenlands woonadres maar Nederlandse vestiging tellen wel mee. Kom je boven de 100? Dan val je dit jaar (nog) onder de verplichting.

Heb je meerdere vestigingen onder hetzelfde KvK-nummer, dan dien je één gecombineerde rapportage in. Werk je met meerdere KvK-nummers binnen een groep, dan moet elke rechtspersoon afzonderlijk rapporteren als die boven de grens uitkomt. Voor multinationals geldt: alleen werknemers van de Nederlandse vestiging tellen mee.

Stap 2: Verzamel data uit je bestaande systemen

De ene helft van je rapportage komt uit interne systemen. Lease-informatie krijg je van je leasemaatschappij, vrijwel alle grote partijen leveren standaard een WPM-rapport waarin de kilometers al gesplitst zijn naar privé, woon-werk en zakelijk. Vraag dit jaarlijks op in januari of februari. Zakelijke ritten met de eigen auto haal je uit je declaratiesysteem; daar staat doorgaans het aantal kilometers per declaratie en kun je een totaal genereren.

OV-data komt van je mobiliteitskaartleverancier, denk aan NS Business, Mobility Mixx, Shuttel of vergelijkbare partijen. Zij leveren op aanvraag een geaggregeerd overzicht. Voor werknemers die zelf hun OV declareren, gebruik je de declaraties als bron. Voor leasefietsen vraag je bij de leverancier naar gemiddelde-kilometer-statistieken; bij ontbrekende data kun je terugvallen op een algemene schatting van 5 tot 8 km per werkdag voor woon-werkfietsers.

Stap 3: Verstuur een korte enquête voor woon-werkkilometers

Het lastigste onderdeel is woon-werkverkeer waarvoor geen vergoeding wordt gedeclareerd, denk aan werknemers die met de eigen auto naar kantoor komen zonder kilometervergoeding, of die met de fiets, bus of trein gaan. Hier helpt een enquête. Vraag in een korte vragenlijst (5 tot 10 vragen) per werknemer: waar woon je, hoeveel dagen per week werk je op kantoor, met welk vervoersmiddel kom je doorgaans, en wat is de afstand enkele reis.

Op basis van de antwoorden extrapoleer je naar jaartotalen. RVO accepteert deze methodiek expliciet, mits je het proces transparant documenteert. Tip: combineer de enquête met je jaarlijkse medewerkerstevredenheidsonderzoek of een ander HR-traject; dat verhoogt de respons. Reken op een respons van 50 tot 70 procent bij een eenvoudige survey, en gebruik gewogen gemiddelden om naar je hele populatie te extrapoleren.

Stap 4: Verwerk alles in één overzicht

Wanneer je alle data binnen hebt, breng je het samen in een matrix met de drie dimensies: mobiliteitstype × vervoersmiddel × brandstoftype. Het eenvoudigst werkt dit met een Excel-spreadsheet of een gespecialiseerde tool. Tools als Fynch, MoveMove en Mobility Mixx bieden ingebouwde WPM-rapportage; voor wie zelf bouwt is een eenvoudige Excel-template van RVO beschikbaar. Tel alle bronnen bij elkaar op en check op redelijkheid: matchen de zakelijke kilometers met de gedeclareerde kostenposten?

Stap 5: Dien in via het RVO-ondernemersportaal

De daadwerkelijke indiening gebeurt online via het RVO-ondernemersportaal. Inloggen met eHerkenning niveau 2+ is vereist. Vul de matrix in, controleer of de optellingen kloppen en dien in voor 30 juni. Je ontvangt direct een ontvangstbevestiging plus een geautomatiseerd CO2-overzicht: hoeveel ton CO2 jouw organisatie heeft uitgestoten, en hoe dat zich verhoudt tot vergelijkbare werkgevers.

De praktische valkuilen die werkgevers maken

Valkuil 1: Te laat starten

Verreweg de grootste fout. Werkgevers onderschatten consistent hoeveel tijd het kost om data uit verschillende bronnen samen te brengen. Leasebedrijven leveren WPM-rapporten op aanvraag, maar reken op een verwerkingstijd van 2 tot 4 weken. Een enquête onder werknemers vergt al snel 3 weken (uitnodiging, herinneringen, verwerking). Begin daarom uiterlijk in april, niet in juni. Wie pas op 1 juni begint, riskeert een onvolledige rapportage of overschrijding van de deadline.

Valkuil 2: Onvoldoende kwaliteit van leasedata

Leasemaatschappijen leveren WPM-rapporten, maar de splitsing privé/woon-werk/zakelijk is vaak gebaseerd op aannames. Bij sommige leasebedrijven staat alle leasekilometrage standaard als "zakelijk" geboekt, wat de cijfers vertekent. Vraag specifiek naar de bronmethodiek: is de splitsing op basis van werkelijke ritregistratie, of op aanname (bijvoorbeeld 70% zakelijk)? Pas waar nodig handmatig aan op basis van eigen kennis.

Valkuil 3: Vergeten van de "stille" mobiliteitsstromen

Werknemers die met de eigen auto naar werk komen zonder kilometervergoeding, fietsende collega's, of medewerkers die niet onder een mobiliteitsregeling vallen, blijven gemakkelijk buiten beeld. Toch tellen hun kilometers wel mee voor de rapportage. Een complete enquête onder alle werknemers, niet alleen de "beleidsgebruikers", is essentieel. Anders rapporteer je structureel te weinig kilometers en geeft je rapport een vertekend beeld.

Valkuil 4: Het brandstoftype te grof invullen

RVO vraagt expliciet naar uitsplitsing per brandstoftype. Een rapportage waarin alle auto's onder "benzine" staan terwijl de helft van het wagenpark elektrisch is, klopt feitelijk niet. Ook hybrides moeten apart worden gerapporteerd, en plug-in hybrides anders dan reguliere hybrides. Vraag bij je leasebedrijf om de brandstof-uitsplitsing per voertuig in het wagenpark, en pas die toe op de gereden kilometers.

Valkuil 5: Geen documentatie achterhouden

Bij controle door de bevoegde omgevingsdienst moet je je methodiek kunnen toelichten. Bewaar daarom: de enquête die je hebt uitgezet, de respons, je extrapolatie-rekenwijze, de WPM-rapporten van leveranciers en je eigen Excel-werkblad. Vijf jaar bewaarplicht is een redelijke vuistregel, gelijk aan de algemene fiscale bewaartermijn voor administratie.

Hoe verhoudt de WPM zich tot CSRD en andere duurzaamheidskaders?

De WPM staat niet op zichzelf. Voor grote ondernemingen die onder de Corporate Sustainability Reporting Directive (CSRD) vallen, valt werkgebonden mobiliteit onder scope 3-emissies van het Greenhouse Gas Protocol. CSRD vraagt om uitgebreidere rapportage, inclusief reductiedoelen en transitieplannen, terwijl WPM zich beperkt tot kilometers en CO2. In de praktijk is de WPM-data echter een prima basis voor de scope 3-categorie 7 ("employee commuting") binnen CSRD.

Wie nu al CSRD-plichtig is (omzet boven 50 miljoen euro, balans boven 25 miljoen, of meer dan 250 werknemers), kan de WPM-data direct hergebruiken in de duurzaamheidsverslaglegging. Voor werkgevers die binnen de keten leveren aan CSRD-plichtige klanten, wordt transparantie over werkgebonden mobiliteit steeds vaker uitgevraagd, ook als je zelf niet rapportageplichtig bent. Een goede WPM-rapportage is dus meer dan alleen een wettelijke verplichting.

Tijdlijn van de WPM-wetgeving

• 1 juli 2024 WPM treedt in werking als onderdeel van de Omgevingswet, voortvloeiend uit het Klimaatakkoord 2019.
• 30 juni 2025 Eerste rapportagedeadline voor de tweede helft van 2024 (1 juli tot en met 31 december 2024).
• 15 april 2025 Tweede Kamer neemt motie aan om WPM af te schaffen voor bedrijven met minder dan 250 werknemers.
• 20 november 2025 Kabinet kondigt voornemen tot afschaffing officieel aan.
• 9 maart 2026 Internetconsultatie afschaffing 100-grens sluit. Reacties worden verwerkt.
• 30 juni 2026 (deadline) Rapportagedeadline voor kalenderjaar 2025. Tot dat moment geldt de huidige verplichting voor 100+ werknemers.
• Tweede helft 2026 (verwacht) Definitief besluit over verhoging grens naar 250, mogelijk met terugwerkende kracht vanaf 1 januari 2026.
• 2030 Evaluatiemoment: is de 1,5 megaton CO2-reductiedoelstelling gehaald, of komen er dwingende normen?

De rol van mobiliteitsdienstverleners en HR-tools

De markt voor WPM-ondersteuning is sinds 2024 sterk gegroeid. Drie typen leveranciers helpen werkgevers:

De eerste groep zijn gespecialiseerde mobiliteits-SaaS-tools zoals Fynch, MoveMove en Mobility Mixx. Zij combineren een mobiliteitskaart of -app met automatische ritregistratie en leveren een kant-en-klaar WPM-rapport. Voor organisaties met veel verschillende vervoersstromen is dit veruit de minst arbeidsintensieve route, maar wel met maandelijkse kosten per gebruiker. Reken op 5 tot 15 euro per medewerker per maand, afhankelijk van features.

De tweede groep zijn leasemaatschappijen en bedrijfswagenparkbeheerders die hun klanten een WPM-rapport leveren als onderdeel van het bestaande contract. Athlon, ALD, LeasePlan en vergelijkbare partijen doen dit standaard. Het rapport beslaat alleen het wagenpark, dus voor andere mobiliteitsstromen heb je nog aanvullende data nodig.

De derde groep zijn HR-systemen en payrollproviders. Sommige werkgevers hebben WPM-functionaliteit ingebouwd in hun HRM-software (zoals Visma|Raet, AFAS of een Baker Tilly HR Hub). Dat is praktisch als je toch al die systemen gebruikt, maar voegt geen extra mobiliteitsregistratie toe.

Voor kleinere organisaties (100 tot 250 werknemers) die mogelijk volgend jaar uit de verplichting vallen, is een eigen Excel-aanpak met een eenmalige enquête vaak voldoende. Voor grotere organisaties met complexe mobiliteitsstromen is een tool-ondersteund proces meestal kostentechnisch verantwoord, zeker omdat de inzichten ook helpen om mobiliteitsbeleid bij te sturen.

Drie misverstanden die werkgevers regelmatig maken

"De grens gaat naar 250, dus ik hoef niets te doen"

Onjuist, althans tot het besluit officieel is gepubliceerd. Tot dat moment geldt de huidige wet onverkort. Bedrijven met 100 of meer werknemers blijven juridisch verplicht om voor 30 juni 2026 te rapporteren over 2025. Een dwangsom van een omgevingsdienst is niet hypothetisch: meerdere omgevingsdiensten controleren actief sinds juli 2025. Wachten op het besluit kost je in het slechtste geval geld.

"Wij hebben alleen kantoorpersoneel, dus weinig kilometers"

Niet relevant voor de verplichting zelf. De rapportageverplichting hangt aan het aantal werknemers, niet aan het aantal kilometers. Of jouw werknemers nu wereldreizigers zijn of dichtbij wonen: zodra je boven de 100 werknemers zit, moet je rapporteren. Dat het rapport laag uitvalt qua kilometers is alleen maar gunstig voor de CO2-cijfers.

"Persoonsgegevens worden gerapporteerd"

Onjuist. RVO vraagt expliciet alleen om geaggregeerde data op organisatieniveau. Geen namen, geen routes, geen individuele ritten. Werknemers hoeven dan ook geen specifieke toestemming te geven voor de rapportage zelf, hoewel de enquête wel onder de standaard AVG-regels valt (informatieplicht, doelbinding, verwerkersovereenkomst met externe leveranciers).

Conclusie: pragmatisch handelen onder onzekerheid

De WPM zit in een overgangsfase. Juridisch geldt nog steeds de 100-grens, in de praktijk wordt brede consensus dat de drempel naar 250 gaat. Dat is verwarrend voor werkgevers. De pragmatische lijn voor middelgrote organisaties: behandel de rapportage tot definitief besluit als verplichting, maar besteed er alleen het minimum aan tijd en geld dat nodig is. Stel een eenvoudige enquête op, vraag de WPM-data van je leasemaatschappij op, combineer alles in Excel en dien in.

Voor grotere werkgevers (250+) verandert er weinig. De rapportage blijft ook na de eventuele wetswijziging van kracht, en de inzichten zijn waardevol voor CSRD-rapportage en mobiliteitsbeleid. Voor zowel kleinere als grotere organisaties geldt: de WPM is geen op zichzelf staand iets, maar past in een breder verhaal over duurzame mobiliteit waarin werkgevers steeds meer verantwoordelijkheid dragen. De data die je nu verzamelt, helpt je ook bij het optimaliseren van je mobiliteitsbudget, het herzien van je kilometervergoedingsbeleid, en het inspelen op de aankomende pseudo-eindheffing van 2027 voor fossiele leaseauto's.